Политика в отношении обработки персональных данных
1 Общие положения и контакты
1.1. Индивидуальный предприниматель Сивале Никсон Хардингтонович, ИНН 502480291805, ОГРНИП 326508100128774 (далее также KeshAI), определяет настоящей Политикой порядок обработки персональных данных на сайте https://keshai.ru/ и в личном кабинете https://lk.keshai.ru/ (далее совместно Сервис). Электронная почта: n.sivale@fg.digital.
1.2. Политика распространяется на посетителей сайта, пользователей личного кабинета, представителей клиентов и лиц, сведения о которых клиенты передают в составе записей разговоров и сопутствующей информации. Она разработана с учетом Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
1.3. При обработке заявок, регистрации пользователей и взаимодействии с представителями клиентов KeshAI выступает оператором персональных данных. В отношении содержания звонков, полученных для транскрибации и анализа по поручению клиента, оператором является клиент, а KeshAI обрабатывает данные по его поручению. Конкретные условия такого поручения определяются договором с клиентом.
1.4. Политика не заменяет договорное поручение на обработку данных и согласие физического лица, когда такое согласие необходимо. Само посещение сайта или ознакомление с Политикой не считается согласием на любую обработку персональных данных.
2 Какие данные обрабатываются
2.1. Заявки и обратная связь. Для ответа на обращение, обсуждения подключения и проведения запрошенной демонстрации обрабатываются имя, номер телефона, адрес электронной почты, наименование компании и сведения, которые человек указывает в обращении. Основание обработки: отдельное согласие заявителя; при наличии предусмотренных законом условий также действия по заключению договора по инициативе субъекта персональных данных.
2.2. Личный кабинет и обслуживание клиента. Для создания учетной записи, предоставления доступа, связи и технической поддержки обрабатываются имя, телефон, электронная почта, наименование компании, сведения об учетной записи и обращениях в поддержку. Основание обработки: исполнение договора с субъектом персональных данных либо законный интерес в исполнении договора с представляемой им организацией при соблюдении его прав; согласие используется в случаях, когда оно требуется законом.
2.3. Анализ разговоров. По поручению клиента обрабатываются аудиозаписи, содержащиеся в них сведения об участниках разговора и других лицах, необходимые сопутствующие данные, транскрипты и результаты анализа. Категории субъектов могут включать работников, представителей, клиентов и контрагентов заказчика. Обработка ограничивается задачами, согласованными в договоре: транскрибацией, анализом, отображением результатов, их хранением и выгрузкой.
2.4. Работа сайта и статистика посещений. Для функционирования личного кабинета и защиты доступа используются необходимые технические данные сеанса. Для анализа посещаемости сайта используется Яндекс Метрика. Состав данных и порядок использования аналитических файлов cookie описаны в разделе 7.
2.5. Для выполнения обязанностей по закону, рассмотрения запросов субъектов и защиты прав KeshAI обрабатывает только необходимые для этих целей сведения. Основаниями являются соответствующие требования законодательства и, где применимо, законный интерес при соблюдении прав субъекта. Распространение персональных данных неопределенному кругу лиц настоящей Политикой не предусматривается.
3 Обработка данных по поручению клиента
3.1. Клиент определяет цели обработки содержания разговоров и обеспечивает законность записи, передачи данных в Сервис и выдачи поручения. Он информирует субъектов и получает необходимые согласия в случаях, предусмотренных законом. Это не освобождает KeshAI от собственных обязанностей по соблюдению конфиденциальности и защите данных.
3.2. KeshAI получает записи и сопутствующую информацию от клиента через подключенные интеграции или иным согласованным способом. Выполняемые операции включают получение, запись, систематизацию, временное хранение, использование, предоставление доступа, передачу привлеченным обработчикам в допустимых пределах, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение. Обработка осуществляется с использованием средств автоматизации; при технической поддержке допускаются действия уполномоченных сотрудников.
3.3. KeshAI не использует содержание клиентских разговоров для собственных рекламных целей или обучения собственных моделей. Доступ к данным имеют уполномоченные пользователи клиента и сотрудники KeshAI, которым он необходим для выполнения обязанностей. Сотрудники KeshAI, имеющие такой доступ, работают на территории Российской Федерации.
3.4. Сервис не предназначен для установления личности по голосу. Клиент не должен передавать специальные категории персональных данных или данные для биометрической идентификации без отдельного согласования и надлежащего правового основания.
4 Размещение данных и модели анализа
4.1. Серверы и базы данных KeshAI размещаются на территории Российской Федерации. Транскрибация аудиозаписей выполняется с привлечением внешнего сервиса с обработкой на территории Российской Федерации. Выбор и замена хостинг-провайдера не должны изменять установленное настоящим пунктом место размещения серверов и баз данных KeshAI.
4.2. В Сервисе доступны разные модели искусственного интеллекта. Состав используемых моделей зависит от выбора клиента и условий подключения. Российские модели используются с обработкой текста на территории Российской Федерации. При выборе иностранной модели применяется порядок предварительной очистки, предусмотренный пунктами 4.3 и 4.4.
4.3. Перед отправкой иностранной модели текст автоматически обрабатывается на сервере в Российской Федерации. Из него исключаются имена, номера телефонов, адреса электронной почты, адреса и иные сведения, позволяющие прямо или косвенно определить физическое лицо. Идентифицирующие сведения также не включаются в сопутствующие поля запроса.
4.4. Если после обработки сохраняется возможность идентификации человека по передаваемым сведениям либо система не может подтвердить выполнение условия пункта 4.3, отправка иностранной модели блокируется. Выбор иностранной модели не является разрешением на передачу ей персональных данных. Исходные аудиозаписи иностранным моделям анализа не направляются.
4.5. Использование иностранных моделей по настоящей Политике допускается только для текстов и сопутствующих данных, не позволяющих прямо или косвенно определить физическое лицо. Само удаление отдельных реквизитов не считается достаточным, если возможность идентификации сохраняется. Передача персональных данных за пределы Российской Федерации не разрешается ссылкой на настоящую Политику; изменение такого порядка требует отдельной оценки правовых оснований и выполнения требований закона до начала передачи.
5 Привлечение подрядчиков и защита данных
5.1. KeshAI может привлекать поставщиков хостинга, сервисов транскрибации, технического обслуживания и других услуг, необходимых для работы Сервиса. Доступ к персональным данным предоставляется только в необходимом объеме и при наличии правового основания. Когда обработка поручается другому лицу, договор с ним должен устанавливать цели, состав и операции обработки, требования к конфиденциальности, безопасности и прекращению обработки.
5.2. Вопросы обработки данных привлеченными лицами в рамках клиентского поручения регулируются также договором с клиентом. По обоснованному запросу предоставляются сведения о лицах, которым поручена обработка, и документы, подтверждающие соблюдение требований к обработке в объеме, предусмотренном законом. Замена подрядчика не отменяет ограничений настоящей Политики и договора.
5.3. KeshAI принимает необходимые правовые, организационные и технические меры защиты с учетом состава данных и угроз. К ним относятся ограничение доступа по служебной необходимости, обеспечение конфиденциальности, защита передачи и хранения данных, резервное копирование и порядок действий при инцидентах. При выявлении нарушения безопасности выполняются обязанности по уведомлению клиента и уполномоченного органа в случаях и сроки, предусмотренные законом и договором.
6 Сроки хранения и удаление
6.1. Аудиозаписи используются для транскрибации и удаляются из систем KeshAI сразу после ее успешного завершения. Постоянное хранение исходных аудиозаписей в KeshAI не осуществляется. Требования к удалению копий у привлеченного сервиса транскрибации закрепляются в условиях его привлечения.
6.2. Транскрипты и результаты анализа хранятся в рабочей базе в Российской Федерации в период действия договора и предоставления личного кабинета. После прекращения договора клиенту предоставляется 30 календарных дней для выгрузки, по истечении которых данные удаляются из рабочей базы. Если закон требует более раннего прекращения обработки или уничтожения данных, применяется установленный законом срок.
6.3. Резервные копии баз данных имеют технический цикл хранения до одного года с даты создания. Они используются только для восстановления после сбоев, не предоставляются для обычной работы в Сервисе и удаляются по окончании цикла. При восстановлении повторно применяются сведения об удалении данных, чтобы удаленные записи не возвращались в обычную обработку.
6.4. Годовой цикл резервного копирования не является самостоятельным основанием для хранения персональных данных после прекращения законных оснований обработки. Обязательные сроки уничтожения распространяются и на резервные копии. При технической невозможности уничтожения в срок данные блокируются и уничтожаются в порядке и предельные сроки части 6 статьи 21 Федерального закона № 152-ФЗ. Обычный цикл резервного копирования не продлевает эти сроки.
6.5. Данные заявок обрабатываются до завершения рассмотрения обращения и связанного с ним взаимодействия либо до отзыва согласия, если иное законное основание отсутствует. Данные учетных записей и контактных лиц обрабатываются в период обслуживания и исполнения обязательств. После достижения цели лишние данные удаляются в сроки, установленные законом; документы, подлежащие обязательному хранению, сохраняются только в необходимом составе и на установленный законом срок.
6.6. Обработка прекращается при достижении цели, утрате правового основания, обоснованном требовании об удалении или выявлении неправомерной обработки. Удаление должно исключать восстановление персональных данных в предусмотренном законом смысле. Отзыв согласия не отменяет обработку, для которой существует другое самостоятельное законное основание.
7 Яндекс Метрика и файлы cookie
7.1. На сайте используется сервис веб-аналитики Яндекс Метрика, предоставляемый ООО «ЯНДЕКС». Он применяется для оценки посещаемости, анализа использования страниц и улучшения работы сайта. Аналитические данные могут включать IP-адрес, идентификаторы cookie, сведения о браузере и устройстве, источнике перехода, посещенных страницах, времени посещения и действиях на сайте.
7.2. Аналитические cookie и сбор данных Яндекс Метрикой включаются после отдельного согласия посетителя через интерфейс сайта. Отказ от аналитики не препятствует отправке заявки или использованию основных функций. Необходимые технические cookie для работы сеанса и безопасности используются отдельно от аналитических.
7.3. В Яндекс Метрику не должны передаваться содержание клиентских аудиозаписей и транскриптов, результаты анализа, пароли и значения полей с именами, телефонами и email. Настройки счетчика и записи действий посетителей должны исключать захват таких сведений, в том числе через адреса страниц и параметры событий.
7.4. Согласие на аналитику можно отозвать через настройки cookie на сайте. Посетитель также может удалить или ограничить cookie средствами браузера либо использовать расширение «Блокировщик Яндекс Метрики». Удаление cookie из браузера само по себе не удаляет ранее собранные сведения; запрос об их обработке и удалении можно направить по адресу, указанному в пункте 1.1.
7.5. Срок действия отдельных cookie зависит от их назначения и параметров сервиса. Идентифицируемые аналитические данные обрабатываются только пока сохраняются цель и правовое основание; прекращение обработки и удаление осуществляются в предусмотренные законом сроки, в том числе путем обращения к поставщику сервиса. Условия обработки со стороны Яндекса раскрываются в его документах:
Условия использования Яндекс Метрики:
https://yandex.ru/legal/metrica_termsofuse/ru/Политика конфиденциальности Яндекса:
https://yandex.ru/legal/confidential/ru/8 Права субъектов и порядок обращений
8.1. Субъект вправе получить сведения об обработке своих данных, потребовать уточнения, блокирования или уничтожения в предусмотренных законом случаях, отозвать согласие, потребовать прекращения обработки, а также обжаловать действия KeshAI в Роскомнадзор или суд.
8.2. Запрос можно направить на n.sivale@fg.digital либо по почтовому адресу из пункта 1.1. В запросе следует описать требование и указать сведения, позволяющие найти данные и подтвердить связь заявителя с ними. Дополнительные сведения для проверки личности запрашиваются лишь в необходимом объеме и с учетом требований закона.
8.3. Ответы и необходимые действия выполняются в сроки, предусмотренные Федеральным законом № 152-ФЗ. По запросам, относящимся к содержанию разговоров клиента, KeshAI взаимодействует с клиентом как оператором и оказывает содействие в исполнении запроса. Это не ограничивает право субъекта обратиться непосредственно к KeshAI.
9 Публикация и изменения Политики
9.1. Актуальная редакция размещается в свободном доступе на сайте keshai.ru и доступна по ссылкам в формах сбора данных и личном кабинете. Дата редакции указана в начале документа.
9.2. При изменении обработки Политика обновляется. Новые цели или операции, требующие отдельного согласия, не вводятся только путем публикации новой редакции. Изменение Политики само по себе не меняет согласованные условия договора и поручения клиента.